Аутсорсинг — неочевидные особенности

В современном бизнесе постоянно возникает вопрос, справляться с определенной работой своими силами или нанимать сторонних исполнителей, то есть отдавать на аутсорсинг. И не всегда правильный ответ на него такой прозрачный, каким может показаться на первый взгляд. Зачастую, этим занимаются бухгалтера и экономисты, учитывающие только фонд оплаты труда, хорошо, если вместе со всеми налогами. Но мышление бухгалтеров, которые заинтересованы только в экономии и сбережении, отличается от мышления управленцев, которые стремятся развивать свой бизнес. Здесь нужен тонкий и разумный подход – правильно рассчитывать стоимость ресурсов, потраченное время, просчитать прибыль и дальнейшее её использование.

Нужно учитывать множество факторов, прежде чем «довериться» аутсорсингу: развитость рынка подобных услуг, конфиденциальность и, конечно же, выгода. Всем понятно, что если передача какой-то сферы деятельности компании на аутсорсинг экономически не выгодна, то и смысла в этом нет никакого. Однако правильно просчитать экономическую составляющую этого вопроса удается далеко не всем и не всегда, довольно сложно учесть все косвенные нюансы, на которые не обращаешь внимание, пока не столкнешься с ними.

Перечислим лишь некоторые нюансы, которые нельзя не учитывать, принимая решение отдать какой-либо вид работ сторонним исполнителям:

1. Зачастую содержать специалиста, целый отдел или департамент выгодно только в определенные временные интервалы — это может быть и сезонность работы, и неодинаковое по времени количество заказов, а своих сотрудников обеспечивать зарплатой и рабочим местом нужно постоянно.

2. Нужно потратить время и средства на поиск нового сотрудника (HR-служба, оплата объявлений на ресурсах поиска сотрудников, телефонные переговоры, время, которое тратится на собеседования, оплата труда квалифицированных сотрудников, занимающихся поиском персонала и т.д.).

3. Время, потраченное на обучение новичка. Обычно это от 1 до 6 месяцев, зависит от отрасли. Сотрудник сам себя, как правило, не обучает, значит нужно учесть время более опытных и высокооплачиваемых специалистов, которые этим и займутся. К тому же новичок, как правило, делает работу медленно и с большим количеством ошибок, на исправления которых, опять же, будет тратиться время более опытных коллег. Новичок может и не пройти испытательный срок, и все начинается сначала. Всем сотрудникам надо оплачивать отпуска, в том числе и неиспользованные при увольнении.

4. Косвенные траты на сотрудников. Начиная от кадровой службы, которая ведет табели учета рабочего времени, отпусков, больничных и, заканчивая руководителями, рабочее время которых также нельзя не учитывать. Рабочее место сотрудника тоже стоит денег (покупка ПО и его обслуживание, мебели, техники, которую также надо обслуживать), аренда/покупка площади под рабочее место.
Проблема многих в том, что они не знают, каким образом можно использовать высвободившиеся ресурсы при переходе на аутсорсинг и отказе от своих сотрудников. Например, уволился сотрудник, но нагрузка на отдел не увеличилась, освободилось рабочее место (площадь, оборудование) и уменьшилась нагрузка руководителя (одним подчиненным меньше). Теперь необходимо продумать, как выгодно использовать «ненужное» рабочее место, «вернуть» нагрузку руководителя и т.д. Если это становится проблемой, значит, в структуре компании есть слабые звенья, которые не в силах по максимуму использовать ресурсы для достижения главной цели любого бизнеса — получения максимального дохода от использования своих ресурсов. Данную проблему могут решить только управленцы, заинтересованные в эффективности работы своего бизнеса.

5. Принцип «испорченного телефона». Нужно учесть, что если организация большая, то информация «сверху» проходит несколько инстанций, искажаясь и затормаживаясь. Особенно сложно управлять компаниями с филиалами или другими обособленными структурами. Таким образом, нужно придать значение информационным затратам, которые просчитать довольно сложно, так как срабатывает человеческий фактор.

6. Затраты на безопасность. В каждой компании, особенно крупной, должны быть специалисты, которые контролируют процесс работы, поддерживая порядок и выявляя нарушения, в том числе информационные.

7. Затраты НДС. Нужно учитывать, что социальные выплаты рассчитаны без НДС. И если поставщик услуг работает с НДС, то затраты на необходимые Вам услуги надо уменьшать на величину НДС.

И наконец, самым важным и невосполнимым ресурсом любого бизнеса является рабочее время его ключевых сотрудников. И данный ресурс в большинстве случаев намного эффективнее потратить на стратегическое развитие компании, а не на выполнение каких-либо работ, которые целесообразно отдать на аутсорсинг.